Câu nói nổi tiếng của Peter Drucker theo trường phái quản trị phương Tây “không đo lường được tức là không quản lý được” phản ánh bản chất của dữ liệu trong quản trị.
Bộ Thông tin và Truyền thông triển khai chương trình hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ trong năm 2022, với mục tiêu sẽ có 30 ngàn doanh nghiệp được hỗ trợ chuyển đổi số.
Quản trị chính là quá trình thu thập dữ liệu để lập kế hoạch, triển khai ,đánh giá và kiểm soát tất cả các hoạt động doanh nghiệp. Tại tất cả các vị trí hay chức năng quản trị, người quản lý cần phải nắm được dữ liệu –đầu vào để ra quyết định –đầu ra trong các hoạt động của mình.
Bản chất dữ liệu và ghi nhận trong tổ chức
Người Nhật phương Đông có triết lý quản trị tương tự với lý thuyết tam hiện “hiện trường, hiện trạng và hiện vật”. Một người nhân viên làm việc chưa đạt thì người quản lý cần phải xuống tận vị trí làm việc để thấu hiểu hiện trường. Người quản lý cần phải nghiên cứu để nắm chi tiết hiện trạng hay bối cảnh người công nhân làm việc. Trong quá trình nghiên cứu, các thông tin cụ thể – hiện vật cần phải có ghi nhận khách quan. Chỉ khi nào cấp quản lý nắm vững tam hiện từ đó các quyết định mới được đưa ra đảm bảo không sai sót.
3 bước nối tiếp nhau trong quá trình chuyển đổi số.
Mục tiêu chuyển đổi số trong tổ chức không phải áp dụng công nghệ một cách máy móc và hình thức trong vận hành mà đó là làm thế nào để có thể ghi nhận dữ liệu trung thực, khách quan và cụ thể tất cả những hoạt động diễn tiến tại tất cả các vị trí trong doanh nghiệp. Để chuyển đổi số tại một máy làm việc trong nhà máy doanh nghiệp có hai lựa chọn: 01- anh công nhân ghi lại chi tiết những gì xảy ra tại máy, 02- giải pháp IoT ghi nhận tự động các thông số trong máy. Ví dụ thứ hai đó là anh nhân viên bán hàng cũng có hai lựa chọn: 01- ghi lại nhật ký bán hàng, 02- có tablet để có thể chụp và ghi hình nhật ký bán hàng.
Mô hình câu hỏi 6 C
Hiểu rõ bản chất dữ liệu và ghi nhận trong tổ chức giúp cho các doanh chủ triển khai các giải pháp dữ liệu trong chuyển đổi số hiệu quả và thành công hơn thông qua mô hình câu hỏi 6 C quan trọng như sau:
01- Cần những dữ liệu gì: Doanh nghiệp cần xác định đúng dữ liệu cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Thu thập dữ liệu dư thừa trong quá trình vận hành dẫn tới bội thực dữ liệu hạn chế hiệu quả. Nhu cầu dữ liệu được tạo ra từ các bài toán vận hành, cải tiến, tối ưu và phát triển doanh nghiệp.
02- Có những dữ liệu đó không: Có rất nhiều dữ liệu cần mà không có do doanh nghiệp chưa nhận thức ra nhu cầu tại bước một. Để có dữ liệu tốt, doanh nghiệp cần thời gian để xác định thu thập dữ liệu đó ở đâu, ai thực hiện và theo tần suất như thế nào. Ví dụ để có dữ liệu nhằm cải tiến năng suất chất lượng trên một quy trình sản xuất thì ít nhất doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu từ 4-6 tuần liên tục.
03- Chép – ghi nhận dữ liệu đó như thế nào: Ghi nhận và lưu trữ dữ liệu cần thiết là câu hỏi liên quan tới các giải pháp công nghệ. Đây chính là thiếu sót khi các doanh nghiệp đi thẳng tới công nghệ mà bỏ qua hai bước quan trọng như đã nói ở trên. Các tiêu chí đánh giá các giải pháp này bao gồm: chi phí đầu tư và vận hành, tương hợp với hạ tầng công nghệ , năng lực nhân lực, khả năng mở rộng sau này cũng như tương hợp với giải pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
04- Chuẩn hóa dữ liệu như thế nào: Dữ liệu cần được chuẩn hóa và làm sạch – data clean trước khi chuyển vào kho dữ liệu- data warehouse của doanh nghiệp. Các phương án kiểm tra, xử lý dữ liệu cần phải được thiết lập và đánh giá một cách hệ thống đảm bảo chi phí cũng như các yêu cầu kỹ thuật đi kèm.
05- Cất dữ liệu như thế nào: Các phương án và giải pháp lưu trữ dữ liệu cần được lên kế hoạch nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai mở rộng của doanh nghiệp. Dữ liệu là tài sản hạ tầng quan trọng và có khả năng bị tấn công. Do đó, doanh nghiệp cần triển khai các giải pháp bảo mật an toàn dữ liệu đối với tất cả các đe dọa từ bên ngoài và bên trong nội bộ.
06- Chia sẻ dữ liệu ra sao: Dữ liệu sẽ trở nên vô giá trị nếu như không được chia sẻ và sử dụng giữa các chức năng trong doanh nghiệp. Cơ cấu và cách thức chia sẻ dữ liệu dùng chung cần được hoạch định và triển khai song song với chiến lược dữ liệu nói riêng và chiến lược chuyển đổi số nói chung của doanh nghiệp.
Ths Vũ Tuấn Anh – Chuyên gia khởi nghiệp đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số