Ông Phạm Kim Hùng, Nhà sáng lập – CEO Base.vn, chia sẻ tại sự kiện “Kiến tạo bánh đà công nghệ – Đồng hành cùng 100.000 doanh nghiệp miền Trung” được tổ chức tại Đà Nẵng mới đây.

Tại sự kiện, Base.vn đã cho ra mắt Bộ giải pháp Quản trị Tài chính Base Finance+, mong muốn giúp bộ phận Kế toán có những công cụ để vận hành tốt hơn, song hành cùng những phần mềm hiện có.

Ông Nguyễn Trường Hiệp, Giám đốc Sản phẩm của Base.vn chi sẻ thông tin về Bộ giải pháp Quản trị Tài chính Base Finance+

Dù được coi là vấn đề liên quan đến sống còn của một tổ chức, phần lớn các doanh nghiệp vẫn đang quản trị tài chính theo cách thủ công: nhập số liệu vào sổ sách, phần mềm để làm hồ sơ, báo cáo định kỳ với các bên liên quan và lãnh đạo công ty… Với cách vận hành này, phần lớn các dữ liệu đều được sắp xếp theo sổ sách Kế toán, đôi khi gây khó khăn cho chủ doanh nghiệp khi có nhu cầu tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng.

“Base Finance+ ra đời vì một sức khỏe tài chính lành mạnh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Việt Nam, với mong muốn giúp bộ phận Kế toán có những công cụ tốt hơn, cùng song hành với những phần mềm hiện có. Bộ giải pháp bao gồm những ứng dụng phục vụ công tác quản trị tài chính được thiết kế phù hợp với nhu cầu của một chủ doanh nghiệp, đó là nắm bắt thông tin sớm nhất, đúng nhất, đầy đủ nhất để ra quyết định chính xác nhất”, ông Nguyễn Trường Hiệp, Giám đốc Sản phẩm của Base.vn, cho biết.

Theo đó, dữ liệu từ tất cả các hoạt động vận hành, chi tiêu được hệ thống và sắp xếp một cách khoa học trên các ứng dụng của bộ sản phẩm này, giải quyết trọn vẹn từng bài toán riêng biệt, rồi sau đó được tập trung về một nơi tin cậy duy nhất dành cho lãnh đạo. Mọi thông tin như từng khoản tiền ra khỏi hoặc đi vào tài khoản ngân hàng của công ty, ngân sách được phép chi cho từng bộ phận, phòng ban, khoản chi phí đã được phê duyệt cho các hoạt động lớn nhỏ… đều được cập nhật liên tục theo thời gian thực.

Thông tin về từng khoản thu, chi được cập nhật theo thời gian thực

Cụ thể hơn, khi doanh nghiệp cần tổ chức một sự kiện lớn, người phụ trách cần tạm ứng một khoản chi phí cho toàn dự án với mục tiêu tổ chức thành công sự kiện trong phạm vi ngân sách đã được duyệt. Khoản chi này sẽ bao gồm nhiều khoản nhỏ khác nhau được phụ trách bởi các nhân sự khác nhau.

Lúc này, Base Finance+ cho phép chủ doanh nghiệp và quản lý dự án nhìn thấy tất cả các khoản cần chi cho sự kiện này, trong trường hợp có chi phí phát sinh, cũng dễ dàng nhìn ra được có thể duyệt hay không trong phạm vi ngân sách được cho phép. Ngược lại, với phương pháp xử lý thủ công, chủ doanh nghiệp hoặc quản lý dự án sẽ phải yêu cầu thêm báo cáo tổng hợp sử dụng ngân sách từ bộ phận kế toán….thì mới có thể ra quyết định, cũng đồng nghĩa với việc nhân sự đề xuất khoản chi phí phát sinh cũng bị động và cần chờ đợi trong quá trình thu thập thông tin.

Như vậy, với tư duy xây dựng sản phẩm hướng đến 3 tầng, hỗ trợ 3 nhóm đối tượng người dùng khác nhau trong doanh nghiệp: 1 – dành cho người dùng là mọi nhân sự trong doanh nghiệp, 2 – dành cho lãnh đạo doanh nghiệp, và 3 – dành cho bộ phận Kế toán, Base Finance+ cho phép chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt bức tranh tài chính tổng thể, cũng giúp mỗi nhân sự có trách nhiệm và hiểu rõ hơn về ý nghĩa của khoản chi phí mà mình thực hiện, giúp bộ phận Kế toán dễ dàng tổng hợp và báo cáo dữ liệu.

Trong công tác kiểm soát chi phí và dòng tiền của doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần lớn các hoạt động vận hành, chi, thu… đều do bộ phận Kế toán xử lý. Thực tế, những hoạt động này không phải là công việc của một bộ phận, mà có liên quan đến nhiều phòng ban. “Quản lý chi phí không chỉ là hoạt động ghi nhận theo hồ sơ và thanh toán. Ví dụ, trước khi có hóa đơn, bộ phận hoặc nhân sự triển khai cần chủ trương, tiếp đó là tạm ứng; và sau khi có hóa đơn, họ cần hoàn ứng, thậm chí là hoàn ứng nhiều đợt”, ông Hiệp nói.

Phía sau công việc của bộ phận Kế toán mà chúng ta có thể nhìn thấy là rất nhiều quy trình và con số mà không phải ai cũng có thể hiểu hết được. “Mọi bộ phận và nhân sự trong doanh nghiệp nên đồng hành cùng Kế toán để tăng cường sức khỏe tài chính của tổ chức mình”, đại diện Base.vn nói thêm.

Base Finance+ hiện có 6 ứng dụng, mỗi ứng dụng tập trung giải quyết một bài toán cụ thể, như quản lý dòng tiền vào, dòng tiền ra, đối soát ngân hàng, khấu hao… hướng tới mục tiêu giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý tài chính, có cái nhìn tổng quan về bức tranh tài chính của công ty, từ đó có dữ liệu để đưa ra quyết định và hành động phù hợp để tối ưu các khoản chi phí, và cuối cùng là lên kế hoạch và chiến lược đầu tư lâu dài cho tương lai. Cùng được phát triển trên nền tảng Base, các sản phẩm này có thể dễ dàng tích hợp và trao đổi dữ liệu với nhau, trong khi các bài toán nghiệp vụ cốt lõi vẫn được xử lý riêng biệt và tối ưu nhất.

Tiếp nối 3 bộ giải pháp: Quản trị công việc, hiệu suất và quy trình Base Work+, Quản trị Thông tin Base Info+, Quản trị Nhân sự Base HRM+, bộ sản phẩm Quản trị Tài chính Base Finance+ được xem là bước phát triển chiến lược giúp Base mở rộng và hoàn thiện nền tảng của mình.

“Mọi bài toán trong doanh nghiệp, trong đó có quản trị tài chính, đều là những vấn đề không mới. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay cách thức tiếp cận truyền thống đôi khi đã không theo kịp. Với Base Finance+, chúng tôi muốn giải quyết bài toán này theo một cách mới, để mỗi nhân sự trong doanh nghiệp đều chung tay vì một sức khỏe tài chính lành mạnh và phát triển bền vững”, ông Hiệp kết luận.

Minh Phong